まず最初に質問です。
マンションの管理は誰がするものでしょうか？　　管理会社ですか？　管理組合ですか？
答はもちろん、管理組合です。
全部にしろ一部にしろ、管理会社は委託された内容を代行するだけ。
管理の主体が管理組合にあることを念頭において、弊社が出会った危険事例を読んで
いただければ、適正な管理も見えてくるかと思います。
危険事例
【安全面】
　・防犯カメラの設置もなく、オートロックでも容易に後追い侵入ができてしまう。
　・居住者同士の挨拶がなく、互いに顔を知らない。
　　　　居住者間・区分所有者間の交流の有無は、防犯上でも重要なポイントです。
　・郵便受の中が見える。
　・駐車場が子供の遊び場になっている。
【経理面】
　・管理費と修繕積立金を区分していない。
　・滞納者対策を管理会社に任せたまま。
　　　　委託契約内容によりますが、管理会社では数ヶ月間の督促までが一般的です。
　・長期修繕計画を作成していない、または初期に作られたまま見直しをしていない。
　　　　販売時に作られたものは、マンション固有の数量に基づいたものとは限りません。
　　　　根拠（積算）に基づいて修繕積立金の設定をする必要があります。
　・長期修繕計画は作成しているが、駐車場使用料なしでは建物の修繕ができないほど
　　駐車場使用料への依存が高い。
　・機械式駐車場の使用料が無料となっている。
　　　　機械式駐車場は維持費・修繕費・建替えに莫大な費用がかかります。
　　　　駐車場会計は別会計とし、その中で駐車場運営・メンテ一切を行い、余剰金のみ
　　　　修繕積立金に繰入れる方がいいでしょう。
【組合運営面】
　・総会の出席率が概ね３０〜４０％以下。
　・マンションへの関心が低く、理事のなり手がいない。
　・一人に長期間理事を委ねている。
　・一年交替で全理事が入れ替わる。
　　　　２年任期とし、１年で半数が入れ替わるような交代制なら、より確実な引継ぎが可能
　　　　です。
　・議案書に載せていない（委任状等を用意していない）決議を総会で行う。
　・議案書に載せた決議を総会で行わない。
　　　　緊急動議に係わる条項が規約にあれば別ですが、そうでない限り、議案書通りの決議を
　　　　採る必要があります。
　・既決事項を、後の総会において一人または一部の区分所有者が覆し、事業が前進しない
　　ことが多い。
　・総会が感情的になって荒れがち。
　・共用部分の問題について、一区分所有者が理事会を通さずに、管理会社や第三者機関と
　　連絡を取合う。
　　　　管理会社と契約しているのは、個人ではなく管理組合です。緊急時を除き、理事長名で
　　　　連絡を取るのがスジ。組織を崩されないようにしましょう。
　・全てを管理会社に任せきり。
【建物・設備面】
　・竣工図面がない。
　　　　意匠図がないと通常の大規模修繕工事の際に、設備図面がないと給排水管や受水槽の
　　　　工事の際、非常に困難となり、費用の高額化も生じえます。
　　　　手元にない場合は管理会社・分譲会社等に問合せてみてください。
　　　　最低限必要な図面を下に記しています。
　・修繕履歴が整理されていない。
　　　　管理組合にて保存すべき書類の保存期間を下に記しておきましたのでご参照ください。
　・専有部分の電気容量を、区分所有者が勝手にアップしている。
　　　　マンション全体の電気容量は決まっています。個別の容量アップは禁物です。
　・専有部分リフォームに関する規約（細則）がなく、報告もなされていない。
【管理会社の問題】
　・不要な工事の提案、必要なメンテの見逃し。
　　　　組合の資産状況を掴んでいる管理会社ですから、その気になればいくらでも悪質に
　　　　なることも可能ですが、そのような管理会社は淘汰されつつあります。
　　　　ただし、知識不足による上記のような例は少なくありませんので、疑わしい場合は専門家
　　　　のアドバイスを受けてみてください。
　・大規模修繕工事を自社を通して行う条項を委託契約に盛込んでいる。
　　　　管理会社にとっては日常メンテだけでは大きな旨味はありません。できれば工事に
　　　　係わりたいと思うのは当然ですが、もちろんこんな条件を呑む必要はありません。
　　　　逆に、小さな日常の修繕程度は管理会社を通した方が、理事の手間、責任の所在として
　　　　双方にメリットがあると思います。
　・設計事務所登録なしでの設計監理請負い、建設業許可なしでの工事請負い。
　　　　管理会社が信頼でき、日頃から全面的に依存しているような管理組合の場合は、
　　　　大規模修繕工事も管理会社に委託した方が便利でしょう。ただし許可があるかどうか
　　　　だけは確認しておいてください。
　・管理組合と業者間における契約上の支払い期日を守らない、自社の支払い条件で行う、
　　自社名で振込む等。
　　　　預けた管理組合資産と自社の経理を混同されてはたまりませんが、実はよくあること。
　　　　管理組合として契約した以上、支払いがどうなされたかを一度追跡調査してみてくだ
　　　　さい。組合側の信用問題でもあります。
　・オートロック暗証番号が掲示物の片隅に記入されている。
　　　　ここに掲げるのも躊躇する危険な事例ですが、残念なことに管理件数が多い大手管理
　　　　会社にありがちな事例です。掲示板をよく確認してみてください。
マンション管理適正化法１０２条で定められた、管理組合で保管すべき図面
　　１．付近見取図　　　　　　　　　　２．配置図　　　　　　　　　　　３．仕様書＊仕上表を含む
　　４．各階平面図　　　　　　　　　　５．２面以上の立面図　　　　６．断面図又は矩計図　
　　７．基礎伏図　　　　　　　　　　　 ８．各階床伏図　　　　　　　　９．小屋伏図　　　
　 １０．構造詳細図　　　　　　　　　１１．構造計算書
を区分所有者又は利害関係人の求めに応じて閲覧できる状態で保管。
一般的には、「竣工図書」と名前が入った本型の図面集になっています。
意匠・構造・設備が揃っていればベストです。
確認申請図は竣工図ではありません。実際の建物と違っていることがあります。
一般的な各種資料保存期間
１．分譲時資料（永久保存）
　　管理規約原本、使用細則、重要事項説明書、販売用パンフレット、アフターサービス基準、
　　竣工図書または設計図書、官公庁・近隣協定等、敷地境界確認資料など
２．管理組合資料（保存期間は永久、１０年、５年、その都度更新）
　　総会議案書・議事録（資料含む）、理事会議案書・議事録（資料含む）、普通決議時及び
　　特別決議時の出席票・議決権行使書・委任状、共用部分の鍵位置、駐車場・駐輪場・
　　バイク置場使用申込書、ペット飼育届など
３．会計契約関係（保存期間は永久、１０年）
　　年次・月次決算書・監査報告書・工事請負契約書、預金通帳（使用済）、保険証券（満期・
　　解約後）、管理委託契約書（解約後）、重要事項説明書（解約後）、会計記録資料、備品
　　台帳、管理費等台帳など
４．点検関係（保存期間は永久、１０年）
　　修繕記録簿、各種定期調査・検査・点検報告書、各種設備メンテナンス契約書類、その他
　　日常点検記録など
５．修繕関係（保存期間は永久、１０年、５年、その都度更新）
　　建物診断報告書、修繕工事竣工図、工事見積書、精算書、工事記録写真、修繕工事
　　発注書など
６．居住者関係（保存期間は５年）
　　譲渡・貸与予告書、誓約書兼入居届、管理組合加入届兼入居届、管理組合退会届兼
　　退去届、退去届、長期不在届など
アーバン・スペース　建築事務所

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